VCSVU

English version below!

Lieve leden,

Vandaag ga ik jullie proberen uit te leggen hoe het is om penningmeester te zijn! Deze functie omvat een groot deel van de financiële verantwoordelijkheid van de vereniging, daarom is het ook zeer belangrijk dat deze taken zo goed en netjes mogelijk uitgevoerd worden. In deze blog zal ik een korte uitleg geven over alle taken die de penningmeester heeft.

Als penningmeester ben ik verantwoordelijk voor de boekhouding van de vereniging. Hierbij moeten alle cijfers binnen het boekhoudprogramma correct worden ingevoerd. Wanneer dit goed wordt gedaan, ontstaat er een heel duidelijk overzicht waar al het geld heen gaat. Daarnaast laat het programma ook automatisch zien hoeveel belasting teruggevraagd kan worden door de vereniging. De penningmeester doet namelijk elk kwartaal een belastingaangifte waarin je geld van de belastingdienst terug kan vragen. Het belangrijkste hierbij is dat de juiste cijfers in worden gevoerd, anders krijg je problemen met de belastingdienst.

Uit dit grote overzicht van inkomstenstromen en kostenposten, moeten begrotingen, afrekeningen en balansen worden gemaakt. Deze worden verwerkt tot een financiële bundel en bespreek je op de ALV’s. Om te helpen bij het maken van de financiële stukken, is er ook een kascommissie. Zij zullen voor elke ALV de stukken bekijken en de kleine foutjes eruit halen. Omdat wij ook lid zijn van de K.N.P.S.V., ben je als penningmeester van de VCSVU automatisch lid van de RvQ (Raad van Quaestoren). Hierin ben jij het controlerende orgaan van de penningmeester van de K.N.P.S.V.

Naast het boekhouden en maken van financiële stukken, ben je ook verantwoordelijk voor het maken van de facturen. Natuurlijk schrijf je elke maand de streeplijst af en incasseer je merchandise activiteiten en contributie, maar daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor facturen aan de universiteit, sponsoren en andere partijen. Ook is het belangrijk om de juiste facturen van andere partijen te betalen voor activiteiten en andere bezigheden binnen de vereniging.

Ten slotte heb je ook andere verantwoordelijkheden en taken om alles in goede banen te leiden. Ik ben bijvoorbeeld ook bestuursafgevaardigde in drie commissies. 

Ik vind de rol van penningmeester heel leuk. Als je verder nog vragen hebt, kan je me altijd benaderen in FOK of een appje of mailtje sturen.

Liefs,
Cas van der Voort
Penningmeester van het 61e bestuur der VCSVU

English version

Dear members,

Today I will try to explain what it is like to be the treasurer! This position involves a large part of the financial responsibility of the association, which is why it is very important that these tasks are carried out as carefully and accurately as possible. In this blog, I will give a brief explanation of all the tasks that come with being treasurer.

As treasurer, I am responsible for the association’s bookkeeping. This means that all financial figures must be entered correctly into the accounting software. When this is done properly, it provides a very clear overview of where all the money is going. In addition, the program automatically shows how much tax the association can reclaim. The treasurer files a tax return every quarter, through which money can be reclaimed from the tax authorities. The most important thing here is that the correct figures are entered; otherwise, problems with the tax authorities may arise.

Based on this large overview of income streams and expenses, budgets, financial statements, and balance sheets are created. These are compiled into a financial bundle and discussed during the General Members’ Meetings (GMMs). To assist with preparing the financial documents, there is also an audit committee. Before each GMM, they review the documents and correct any small mistakes. Because we are also a member of the K.N.P.S.V., as treasurer of the VCSVU you automatically become a member of the RvQ (Council of Quaestors). In this role, you act as a supervisory body for the treasurer of the K.N.P.S.V.

In addition to bookkeeping and preparing financial documents, you are also responsible for creating invoices. Of course, you settle the monthly bar tab and collect income from merchandise sales and membership fees, but you are also responsible for invoices to the university, sponsors, and other external parties. It is also important to pay the correct invoices from other parties for activities and other association-related matters.

Finally, there are other responsibilities and tasks to ensure everything runs smoothly. For example, I am also a board representative in three committees.

I really enjoy the role of treasurer. If you have any further questions, feel free to approach me in FOK or send me a message or email.

Love,
Cas van der Voort
Treasurer of the 61st board of the VCSVU