VCSVU

English version below!

Lief lid,

Wat leuk dat je mijn blog leest! Als secretaris van de VCSVU heb ik een veelzijdige rol waarin ik mijn organisatorische en communicatieve vaardigheden volop kan ontwikkelen. Het is een uitdagende functie waarbij ik een belangrijke schakel ben binnen het bestuur. In deze blog zal ik jullie vertellen wat mijn werkzaamheden zijn en vertel ik wat mijn functie zo bijzonder maakt.

Een van de dingen die ik op dagelijkse basis het meeste doe, is plannen. Dit doe ik door de gezamenlijke agenda up to date te houden. Ik zorg ervoor dat alle VCSVU activiteiten en onze wekelijkse bestuursvergadering tijdig in de agenda staan, zodat mijn bestuursleden weten wanneer en waar zij ergens worden verwacht. Daarnaast voeg ik alle activiteiten waar wij als bestuur voor worden uitgenodigd en het rooster voor het openen en sluiten van FOK toe aan de agenda. Tot slot plan ik alle vergaderingen tussen het bestuur en externe partijen in, denk hierbij aan vergaderingen met ereleden, oud-besturen en de opleidingscommissie. Gedurende mijn bestuursjaar stel ik ook samen met de afdelingen van de K.N.P.S.V. de jaarplanning op, zodat alle VCSVU activiteiten voor het komende bestuursjaar zodanig ingepland staan dat iedereen hierbij aanwezig kan zijn als dat van ze geacht wordt. 

Naast het vele plannen is mijn meest frequente taak het bijhouden van de post en de bestuurs mailbox. Ik haal wekelijks de post op bij ons postvakje en ik zorg ervoor dat de constitutie-, kerst- en bedankkaartjes tijdig verstuurd worden. In de bestuurs mailbox komen dagelijks meerdere mails binnen. Een deel hiervan zijn vragen, verzoeken of problemen. Deze mails beantwoord ik zelf of speel ik door naar de juiste persoon of commissie. Daarnaast komen er regelmatig uitnodigingen voor activiteiten binnen, waarvoor ik mijn bestuur moet af- of aanmelden. Naast het beantwoorden van mails, verstuur ik ook regelmatig mails namens het bestuur. Ik fungeer hierdoor als contactpersoon tussen het bestuur en externe partijen om bijvoorbeeld vergaderingen in te plannen, uitnodigingen en stukken voor de Algemene Ledenvergaderingen (ALV’s) te versturen, aanvragen voor ruimtereserveringen te doen of om ontstane problemen op te lossen.

Tijdens vergaderingen ben ik altijd hard aan het werk achter mijn laptop. Het is namelijk mijn verantwoordelijkheid dat de notulen van de vergaderingen zo gedetailleerd en volledig mogelijk worden opgesteld. Dit doe ik voor alle vergaderingen waar ik bij aanwezig ben, dus bestuursvergaderingen, bestuursoverleggen, ALV’s, etc. Het doel van de notulen is dat op ieder willekeurig moment kan worden teruggevonden welke punten zijn besproken en welke besluiten zijn genomen. Vooral bij de notulen van de ALV’s is het belangrijk dat alles goed genotuleerd is. Daarom vind ik het handig om deze notulen vooraf al zo goed mogelijk uit te werken en na de ALV de geluidsopnamen rustig terug te luisteren om alles na te lopen. Er wordt namelijk ontzettend veel gezegd en alles bijhouden kan enorm lastig zijn. 

Als secretaris ben ik ook verantwoordelijk voor het archief van de vereniging, zowel het fysieke als het digitale archief. De afgelopen jaren digitaliseert de vereniging steeds meer en wordt het archiveren ook steeds minder fysiek. Voor mij houdt het archiveren daarom voornamelijk in dat ik alle notulen, beleidsstukken en andere belangrijke documenten upload in STACK. Het archief is de plek waar alle opgedane kennis uit het verleden ligt opgeslagen en het is daarom belangrijk dat iemand er aandacht aan besteed om het bij te houden.  

Mijn laatste taak is het bijhouden van het ledenbestand. Wanneer nieuwe leden zich inschrijven, zorg ik ervoor dat hun account zal worden geactiveerd en dat deze personen in alle mail- en contactlijsten worden toegevoegd. Ook zorg ik dat de uitschrijvingen worden afgehandeld en lidmaatschappen worden omgezet mochten de leden dit willen. Als secretaris ben ik altijd op de hoogte wanneer er weer veranderingen zijn in de ledenaantallen.  

Een bestuursjaar doen als secretaris is natuurlijk niet enkel en alleen het vervullen van de eerder genoemde taken. Er komen ook ontzettend veel leuke dingen aan te pas. Ik ben uiteraard aanwezig op alle activiteiten van de VCSVU en K.N.P.S.V., maar als bestuurslid wordt ik ook uitgenodigd voor constitutieborrels, Dies recepties en gala’s. Tijdens mijn bestuursjaar heb ik enorm veel leuke mensen leren kennen en heb ik het uiteraard enorm gezellig op de vele activiteiten. De combinatie van verantwoordelijkheid nemen voor je takenpakket en het bijwonen van de activiteiten maakt het doen van een bestuursjaar naar mijn mening zo ontzettend divers en leuk. 

Een bestuursjaar als secretaris is een unieke kans om jezelf te ontwikkelen, je netwerk uit te breiden, je CV aan te vullen en een betekenisvolle bijdrage te leveren aan onze prachtige vereniging. Het is een functie waarin je veel kan leren en groeien, en gelijktijdig vele herinneringen maakt met je medebestuursleden. Benieuwd of de rol van secretaris iets voor jou is? Ik vertel je er graag meer over! 

Veel liefs,
Madelief van Leeuwen
Secretaris van het 61e bestuur der VCSVU

English version

Dear member,

How nice that you are reading my blog! As secretary of the VCSVU, I have a versatile role in which I can fully develop my organizational and communication skills. It is a challenging position in which I serve as an important link within the board. In this blog, I will tell you about my responsibilities and explain what makes my role so special.

One of the things I do most on a daily basis is planning. I do this by keeping our shared agenda up to date. I make sure that all VCSVU activities and our weekly board meetings are scheduled in time, so that my fellow board members know when and where they are expected. In addition, I add all activities to which we are invited as a board, as well as the schedule for opening and closing FOK. Lastly, I plan all meetings between the board and external parties, such as meetings with honorary members, former boards, and the education committee. During my board year, I also create the annual planning together with the departments of the K.N.P.S.V., ensuring that all VCSVU activities for the coming board year are scheduled in a way that allows everyone to attend when expected.

In addition to planning, one of my most frequent tasks is managing the mail and the board mailbox. I collect the mail from our mailbox every week and make sure that constitution cards, Christmas cards, and thank-you cards are sent out on time. The board mailbox receives several emails daily, including questions, requests, and issues. I either respond to these emails myself or forward them to the appropriate person or committee. I also regularly receive invitations for activities, for which I register or deregister the board as needed. Besides replying to emails, I also send emails on behalf of the board. In this way, I act as a contact person between the board and external parties, for example to schedule meetings, send invitations and documents for the General Members’ Meetings (GMMs), submit room reservation requests, or resolve arising issues.

During meetings, I am always busy working behind my laptop. It is my responsibility to ensure that the minutes of meetings are as detailed and complete as possible. I do this for all meetings I attend, including board meetings, board consultations, and GMMs. The goal of the minutes is to allow anyone, at any time, to look back and see which points were discussed and which decisions were made. This is especially important for the minutes of the GMMs. That is why I find it helpful to prepare the minutes as thoroughly as possible in advance and to carefully listen back to the audio recordings afterward. A lot is said during these meetings, and keeping track of everything can be quite challenging.

As secretary, I am also responsible for the association’s archive, both physical and digital. In recent years, the association has become increasingly digital, and archiving has therefore become less physical. For me, this mainly means uploading all minutes, policy documents, and other important files to STACK. The archive is where all accumulated knowledge from the past is stored, making it essential that someone pays close attention to maintaining it.

My final task is managing the membership database. When new members register, I ensure that their accounts are activated and that they are added to all mailing and contact lists. I also process deregistrations and convert memberships when requested by members. As secretary, I am always aware of changes in membership numbers.

Of course, being a secretary is not only about fulfilling the tasks mentioned above. There are also many fun aspects involved. I attend all VCSVU and K.N.P.S.V. activities, and as a board member I am also invited to constitution drinks, Dies receptions, and galas. During my board year, I have met many wonderful people and enjoyed countless social events. The combination of responsibility within my role and the many enjoyable activities makes a board year, in my opinion, incredibly diverse and fun.

A board year as secretary is a unique opportunity to develop yourself, expand your network, strengthen your CV, and make a meaningful contribution to our wonderful association. It is a role in which you can learn and grow a lot, while also creating many great memories with your fellow board members. Curious whether the role of secretary might be something for you? I would love to tell you more!

Lots of love,
Madelief van Leeuwen
Secretary if the 61st board of the VCSVU