VCSVU

English version below

Hey lieve leden!

Het is mijn beurt om jullie mee te nemen in mijn leven als voorzitter. Een functie met veel verantwoordelijkheid, maar vooral ook heel veel leuke momenten. Je bent het gezicht van de vereniging, het aanspreekpunt voor iedereen, en degene die alles in goede banen probeert te leiden. Geen dag is hetzelfde, en dat maakt het juist zo leuk!

Eén van mijn belangrijkste taken is het overzicht bewaren en mijn medebestuursleden ondersteunen. Iedereen heeft zijn eigen taken, maar vaak loopt alles door elkaar heen, en het is mijn taak om te zorgen dat alles soepel samenwerkt. Soms ben ik een soort planner, soms een coach, en heel soms een probleemoplosser. Maar eerlijk, met dit team loopt het meestal gewoon als een trein!
Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor de wekelijkse bestuursvergadering (of BV, zoals we dat noemen). Ik stel de agenda op en leid de vergadering, waarbij iedereen zijn updates geeft en we samen bespreken wat er speelt. Ondanks dat we serieuze onderwerpen bespreken, maken we het altijd gezellig – een grapje tussendoor maakt het net wat leuker.

Als voorzitter kom je echt in een vergader-marathon terecht. als voorzitter breng je een groot deel van je tijd door in vergaderingen. Maar eerlijk, dat is minder saai dan het klinkt. Het zijn juist deze momenten waarop je samenkomt met anderen, belangrijke beslissingen neemt en vaak ook veel leert. Laat me je meenemen door mijn vergaderagenda:
1.    De BestuursVergadering (BV)
Elke week hebben we een BV met ons bestuur. Als voorzitter stel ik de agenda op en leid ik de vergadering. We bespreken wat er speelt binnen de vereniging, wat iedereen die week heeft gedaan en wat er de komende tijd op de planning staat. Het leuke aan de BV is dat het niet alleen serieus is – er is altijd ruimte voor grapjes en een goede sfeer. Het voelt meer als een teammeeting met vrienden dan als een "serieuze" vergadering.
2.    Het Bèta overleg (Bo)
Een keer per maand hebben we een overleg met de voorzitters van de studieverenigingen binnen het WN-gebouw, samen met de facultaire studentenraad (FSR). Hier bespreken we gezamenlijke problemen, zoals ruimtegebruik, evenementen en andere zaken die ons allemaal aangaan. Vaak is dit een voorbereiding op het Lunch overleg.
3.    Het Lunch overleg (Lo)
Dit overleg is meteen na de Bo, maar dan met het faculteitsbestuur erbij. Wat het leuk maakt? De gratis lunch die erbij hoort! Hier kunnen we direct vragen stellen aan het bestuur van de faculteit en samen nadenken over oplossingen. De onderwerpen variëren van huisvesting tot beleid en faciliteiten, en het is altijd interessant om te horen hoe het bestuur hierover denkt.
4.    De ALV’s
De Algemene Leden Vergaderingen zijn een belangrijk onderdeel van mijn rol. Deze vergaderingen, die normaliter drie keer per jaar plaatsvinden, geven leden de kans om mee te denken en vragen te stellen over het beleid van de vereniging. Ik maak hiervoor een agenda en een uitgebreid script zodat ik precies weet wat ik moet zeggen. De Wissel ALV, waar het oude bestuur het stokje overdraagt aan het nieuwe bestuur, is natuurlijk het hoogtepunt. Ter voorbereiding van deze grote vergadering zullen er ook BO’s plaatsvinden. Dit zijn vergaderingen met oud-besturen van de VCSVU. Tijdens deze BO’s krijgen zij de kans om hun vragen alvast te stellen om zo tijd te besparen en ons alvast kunnen helpen ter voorbereiding.
5.    De RvP
Dankzij ons lidmaatschap bij de K.N.P.S.V. hebben we ook contact met onze zusjesverenigingen in Groningen, Leiden en Utrecht. Dit is niet alleen nuttig, maar ook supergezellig. We bespreken gezamenlijke activiteiten en beleid, maar we komen ook naar elkaars gala’s en borrels. Het is een mooie manier om ideeën uit te wisselen en samen te werken met verenigingen buiten de VU.
6.    Het Universitaire Verenigingen Overleg (UvO)
Dit is een overleg met alle voorzitters van studieverenigingen aan de VU en de Universitaire Studentenraad (USR). Hier bespreken we dingen die belangrijk zijn voor alle verenigingen op de VU, zoals subsidies, evenementen en faciliteiten. 

Als voorzitter ben je ook degene die namens de vereniging praat. Dit betekent dat ik tijdens de introductieweek een praatje mag houden, maar ook tijdens officiële gelegenheden zoals het alumni-symposium of ons eigen gala. Soms serieus, soms met een knipoog, maar altijd met trots.
Een van mijn favoriete dingen? Constitutieborrels! Dat zijn borrels van andere verenigingen waarbij je een praatje mag houden. Het is altijd een feestje, en het helpt echt om de banden met andere verenigingen te versterken.

Oké, het is niet alleen maar gezelligheid. Als voorzitter draag je ook de eindverantwoordelijkheid voor alles wat er binnen de vereniging gebeurt. Als er iets misgaat, ben ik degene die verantwoording moet afleggen. Dat klinkt misschien zwaar (en dat is het soms ook), maar het geeft ook een gevoel van voldoening als alles op zijn plek valt.

Het mooie aan het voorzitterschap is dat je jezelf echt ontwikkelt. Ik heb geleerd om nog beter te plannen, knopen door te hakken, en zelfverzekerd voor een groep te staan. Het heeft me uitgedaagd, maar ook enorm veel mooie momenten gegeven. Bovendien krijg je een uniek kijkje achter de schermen van de vereniging, en dat is echt heel bijzonder.

Hopelijk heb ik jullie een beetje een idee gegeven van wat mijn functie inhoudt. Als je meer wilt weten of vragen hebt, spreek me gewoon aan in FOK of tijdens een activiteit! Of, nog beter, kom een keer meedoen en ontdek zelf hoe leuk een bestuursjaar kan zijn.

Liefs,
Ruurd Hondema
Voorzitter van het 60e bestuur der VCSVU
 

English version:

Hey dear members!

It's my turn to give you a peek into my life as chair. A role that comes with a lot of responsibility, but also a lot of fun moments. You are the face of the association, the go-to person for everyone, and the one who tries to keep everything running smoothly. No two days are the same, and that’s what makes it so fun!

One of my main tasks is to keep track of everything and support my fellow board members. Everyone has their own tasks, but often things overlap, and it's my job to make sure everything runs smoothly together. Sometimes I'm a planner, sometimes a coach, and occasionally a problem solver. But honestly, with this team, it usually runs like clockwork!

I'm also responsible for our weekly board meeting (or BV, as we call it). I set the agenda and lead the meeting, where everyone gives their updates and we discuss what's going on. Although we discuss serious topics, we always keep it fun – a joke here and there makes it a little more enjoyable.

As chair, you really end up in a meeting marathon. You spend a big chunk of your time in meetings. But honestly, it's less boring than it sounds. These are the moments where you come together with others, make important decisions, and often learn a lot. Let me walk you through my meeting schedule:
1.    The Board Meeting (BV)
Every week, we have a BV with our board. As chair, I set the agenda and lead the meeting. We discuss what's going on within the association, what everyone has been up to, and what's coming up next. The fun part of the BV is that it’s not just serious – there’s always room for jokes and a good vibe. It feels more like a team meeting with friends than a "serious" meeting.
2.    The Beta Meeting (Bo)
Once a month, we have a meeting with the chairs of the study associations within the WN building, along with the Faculty Student Council (FSR). Here, we discuss common issues, such as room usage, events, and other matters that concern all of us. This is often a preparation for the Lunch Meeting.
3.    The Lunch Meeting (Lo)
This meeting follows immediately after the Bo, but this time with the faculty board present. What makes it great? The free lunch that comes with it! Here, we can directly ask the faculty board questions and brainstorm solutions together. The topics range from housing to policies and facilities, and it's always interesting to hear the board’s perspective.
4.    The ALVs
The General Members’ Meetings are an important part of my role. These meetings, which usually take place three times a year, give members the chance to voice their thoughts and ask questions about the association's policies. I prepare an agenda and a detailed script so I know exactly what to say. The Handover ALV, where the old board passes the baton to the new one, is the highlight, of course. In preparation for this big meeting, we also have BOs. These are meetings with former boards of the VCSVU. During these BOs, they get the chance to ask their questions, helping us prepare and saving time.
5.    The RvP
Thanks to our membership in the K.N.P.S.V., we also have contact with our sister associations in Groningen, Leiden, and Utrecht. This is not only useful but also a lot of fun. We discuss joint activities and policies, but we also attend each other’s galas and parties. It’s a great way to exchange ideas and collaborate with associations outside of the VU.
6.    The University Associations Meeting (UvO)
This is a meeting with all the chairs of study associations at the VU and the University Student Council (USR). Here, we discuss things that are important to all associations at the VU, such as subsidies, events, and facilities.
As chair, I’m also the one who speaks on behalf of the association. This means I get to give a speech during the introduction week, as well as at official occasions like the alumni symposium or our own gala. Sometimes serious, sometimes with a wink, but always with pride. One of my favorite things? Constitutions! These are parties of other associations where I get to give a speech. It’s always a blast, and it really helps strengthen the bonds with other associations.

Okay, it’s not all fun and games. As chair, you also bear the ultimate responsibility for everything that happens within the association. If something goes wrong, I’m the one who has to account for it. That might sound heavy (and sometimes it is), but it also gives a sense of accomplishment when everything falls into place.

The great thing about the chai position is that you really develop yourself. I’ve learned to plan better, make decisions, and stand confidently in front of a group. It’s challenged me, but also provided me with many rewarding moments. Plus, you get a unique behind-the-scenes look at the association, and that’s truly special.

I hope I’ve given you an idea of what my role entails. If you want to know more or have questions, feel free to reach out to me in FOK or during an activity! Or, even better, come join us and see for yourself how fun a board year can be.

With love,
Ruurd Hondema
Chair of the 60th board of VCSVU