VCSVU

English version below!

Hi lieve leden!

Welkom op mijn blog! Als secretaris van de VCSVU heb ik een veelzijdige rol waarin ik mijn organisatorische en communicatieve vaardigheden volop ontwikkel. Het is een uitdagende en dankbare functie waarbij ik een belangrijke schakel ben binnen het bestuur. In deze blog neem ik je mee in mijn werkzaamheden en vertel ik wat deze rol zo speciaal maakt.

Als secretaris ben ik verantwoordelijk voor de planning en structuur binnen het bestuur. Dit begint bij de gezamenlijke agenda, waarin alle vergaderingen, activiteiten en afspraken overzichtelijk worden vastgelegd. Ik werk nauw samen met mijn bestuursgenoten om ervoor te zorgen dat deadlines en doelstellingen gehaald worden. Bovendien zorg ik ervoor dat belangrijke afspraken met externe partijen, zoals ereleden of opleidingscommissies goed geregeld zijn. Daarnaast stel ik gedurende het studiejaar een jaarplanning op voor het volgende bestuur. Hierin worden alle activiteiten en belangrijke evenementen opgenomen. 

Een groot deel van mijn werk draait om communicatie. Ik beheer de e-mail en zorg ervoor dat vragen of verzoeken op de juiste plek terechtkomen. Dat kunnen leden zijn met praktische vragen, bedrijven die interesse hebben in samenwerking, of professoren die betrokken willen worden bij verenigingsactiviteiten. Iedereen die contact zoekt met de VCSVU krijgt een snelle en professionele reactie.

Naast inkomende communicatie benader ik ook zelf regelmatig externe partijen binnen de VU. Of het nu gaat om het plannen van een vergadering met de opleidingscommissie of het afstemmen met andere verenigingen: je leert als secretaris precies hoe je mensen benadert en de juiste toon aanslaat.

Tijdens vergaderingen ben ik verantwoordelijk voor het maken van notulen. Of het nu een bestuursvergadering, bestuursoverleg of Algemene Leden Vergadering (ALV) betreft, het is mijn taak om helder en volledig vast te leggen wat er besproken en besloten is. Vooral de ALV’s zijn belangrijk. Voordat deze vergaderingen plaatsvinden, stuur ik alle leden een uitnodiging, inclusief de agenda en relevante stukken. Het notuleren van een ALV kan spannend zijn vanwege de grote verantwoordelijkheid, maar het is ook een kans om je focus en nauwkeurigheid te verbeteren.

Ik heb als secretaris ook een belangrijke rol in het beheren van het archief. Dit omvat het bewaren van fysieke documenten, zoals flyers en posters, maar ook het digitaliseren van notulen en beleidsstukken. Ons digitale archief is een waardevolle bron van kennis over de geschiedenis van de vereniging. Het is bijzonder om je als secretaris bezig te houden met dit erfgoed en ervoor te zorgen dat het bewaard blijft voor toekomstige generaties.

Wat ik zo leuk vind aan de functie van secretaris, is dat je betrokken bent bij alle aspecten van het bestuur. Van het plannen van vergaderingen tot het onderhouden van contacten en het meedenken over grote evenementen: je hebt een centrale rol binnen de vereniging. Tegelijkertijd ben je aanwezig op allerlei leuke activiteiten, zoals borrels, sportdagen en constitutieborrels van andere verenigingen. Deze combinatie van verantwoordelijkheden en gezelligheid maakt het bestuursleven zo bijzonder.

Een bestuursjaar als secretaris is een unieke kans om jezelf te ontwikkelen, je netwerk uit te breiden en een betekenisvolle bijdrage te leveren aan de vereniging. Het is een functie waarin je veel leert en mooie herinneringen opbouwt. Benieuwd of de rol van secretaris iets voor jou is? Ik vertel je er graag meer over! 

Liefs,
Bloeme de Jong
Secretaris van het 60e bestuur der VCSVU

English version

Hi dear members!

Welcome to my blog! As the secretary of VCSVU, I have a versatile role that allows me to fully develop my organizational and communication skills. It’s a challenging and rewarding position where I play a key role within the board. In this blog, I’ll take you through my responsibilities and share what makes this role so special.

As secretary, I am responsible for the planning and structure within the board. This starts with the shared agenda, which clearly outlines all meetings, activities, and appointments. I work closely with my fellow board members to ensure that deadlines and goals are met. Additionally, I make sure that important arrangements with external parties, such as honorary members or study program committees, are well-organized. Throughout the academic year, I also draft an annual plan for the next board, detailing all planned activities and key events.

A large part of my work revolves around communication. I manage the email account and ensure that questions or requests are directed to the right person. These could be members with practical questions, companies interested in collaboration, or professors who want to contribute to association activities. Everyone who reaches out to VCSVU receives a prompt and professional response.

In addition to handling incoming communication, I also frequently contact external parties within the university. Whether it’s scheduling a meeting with the study program committee or coordinating with other associations, being a secretary teaches you how to approach people effectively and strike the right tone.

During meetings, I am responsible for taking minutes. Whether it’s a board meeting, a board consultation, or a General Members’ Meeting (GMM), it’s my job to clearly and accurately record what is discussed and decided. The GMMs, in particular, are significant. Before these meetings take place, I send all members an invitation, including the agenda and relevant documents. Taking minutes during a GMM can feel daunting due to the responsibility it entails, but it’s also an excellent opportunity to hone your focus and precision.

As secretary, I also play an important role in managing the archive. This includes preserving physical documents such as flyers and posters, as well as digitizing minutes and policy documents. Our digital archive is a valuable source of knowledge about the association's history. It’s a significant responsibility to contribute to this legacy and ensure it’s preserved for future generations.

What I love most about being secretary is how involved you are in every aspect of the board. From planning meetings to maintaining contacts and brainstorming about major events, you have a central role in the association. At the same time, you get to enjoy various fun activities, such as social drinks, sports days, and constitution drinks with other associations. This combination of responsibilities and enjoyable moments makes life on the board so special.

Being secretary for a year is a unique opportunity to grow, expand your network, and make a meaningful contribution to the association. It’s a position where you learn a great deal and create beautiful memories. Curious if the role of secretary might be for you? I’d be happy to tell you more!

With love,
Bloeme de Jong
Secretary of the 60th board of VCSVU