VCSVU

Beste lezer,

Leuk dat je mijn blog leest waarin ik mijn functie, secretaris, zal toelichten. 

Als secretaris leer je goed plannen en leer je veel over communicatie. Je leert namelijk goed hoe je mensen moet benaderen en hoe je iets op een geschikte manier vraagt. Het is als secretaris handig als je geordend kunt werken.

Een secretaris is de rechterhand van het bestuur. Je bent als secretaris verantwoordelijk voor de jaarplanning en de agenda. Daarnaast beheer je de email en haal je de post op. 

De week begint met een bestuursvergadering. Tijdens de bestuursvergadering notuleer jij, wat betekent dat je alle belangrijke besluiten zult noteren. Zo kan jij en de rest van het bestuur altijd teruglezen wat er is besproken en afgesproken is tijdens de vergadering. Verder bereid je de post in voor. Bij de post in behandel je alle belangrijke emails en post dat is binnengekomen. Dit stel je voor de vergadering al op. Daarnaast ben je tijdens de vergadering ook betrokken bij de discussies. Later in de week ben je vaak bezig met het beantwoorden van mails en het uitwerken van je notulen. Verder heb je contact met commissies om de data van hun activiteiten in te plannen.

Tijdens de Algemene Ledenvergaderingen (ALV’s) zul je, net zoals bij bestuursvergaderingen, notuleren. Voor de ALV plaats vindt, zul je alle leden een uitnodiging sturen, waar je ook de stukken voor de ALV aan toevoegt. Dit zullen altijd de agenda en de notulen van de vorige ALV zijn, maar er kunnen ook nog andere stukken meegestuurd worden. 

De secretaris is ook verantwoordelijk voor het archief. Je zal stukken zoals posters en flyers in het archief plaatsen en het archief op orde houden. Daarnaast is de vereniging sinds kort begonnen met het digitaliseren van het archief. Je zult als secretaris hierin ondersteund worden door een aantal oud-secretarissen. In het digitale archief worden onder andere notulen, maar ook andere belangrijke documenten opgeslagen. Door veel bezig te zijn met het archief, krijg je als secretaris een kijkje in het geschiedenis van de vereniging. 

Voor het organiseren van activiteiten moet er vaak contact opgenomen worden met de Facilitaire Campus Organisatie (FCO). Jij bent het contactpersoon met hen. Bij FCO kun je ruimtes reserveren voor onder andere lezingen en andere activiteiten. Voor borrels vraag je vaak een schoonmaak uur aan, zodat de borrel tot 22:00 door kan gaan.

Net als de andere bestuursleden ben je aanwezig op alle gezellige en educatieve activiteiten. Daarnaast wordt je uitgenodigd voor constitutieborrels van de broertjes en zusjes verenigingen. Je leert je bestuur goed kennen en je legt veel nieuwe contacten.

Liefs,

Roan